幹事の準備
幹事の仕事を一人で抱え込まないために｜貸切当日の役割分担
受付をしながら遅れて来る人にも連絡して、会費も集めて。そんな忙しさを減らすために、貸切当日の仕事を分担するコツと引き継ぎメモをご紹介します。
まずは、予約内容を知っている方をもう一人
乾杯の準備をしているところへ、遅れて来る方から電話。その間にも受付が続く。幹事様が一人だと、楽しむ時間がなかなか取れないかもしれません。
予約内容を一緒に把握している方がもう一人いると、手が離せないときにも頼れます。お店への連絡窓口はどちらにするかを決め、人数や追加注文の話が食い違わないようにしておきましょう。
引き継ぎは、見積もりと進行表があれば始められます
日付、人数、プラン、税込総額、使える席、開始と退店の時刻を共有します。追加で頼んだものや、まだ相談中のことも書き添えておくと、当日に迷わずに済みます。
NEW Reviveでは、完全貸切にならない場合は事前にお知らせしています。個室を含むかどうかも、お店からの案内に合わせて共有してください。
受付・進行・会計・片付けを、できる範囲で分担する
- 受付：到着した方の確認と、遅れて来る方への案内
- 進行：乾杯や挨拶、カラオケを始めるタイミング
- 会計：会費と見積もりの確認、追加注文の取りまとめ
- 片付け：持ち帰るものと忘れ物の確認
一つずつ別の方に頼む必要はありません。二人で受け持つなら、どちらが忙しいときに何を代わるかを決めておくだけでも違います。箱貸しはスタッフ対応がないため、配膳や飲み物の補充も分担してください。
連絡先や出欠表は、必要な方だけに
予約のやり取りは主担当と補助担当で共有し、参加者の出欠表や会費の記録は、受付・会計を担当する方が見られるようにしておきましょう。連絡先まで含めた名簿を、全員へ配る必要はありません。
参加案内には、全面喫煙の店舗であることと、20歳未満は入店できないことも忘れずに。
引き継ぎメモに入れておきたい項目
- 主担当・補助担当と、お店への連絡窓口
- 見積もりと予約内容の保存先
- 受付、映像・音響、会計、片付けの担当
- 追加注文を取りまとめる方
- 片付けを始める時刻と、退店の時刻
- まだ相談中のことと、確認する方
22時までのプランなら、精算や搬出を含めて22時に退店できるよう逆算してください。準備が整ったら、幹事様も皆さまと一緒にお楽しみください。
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