幹事の準備 / ご利用ガイド
会社飲み会の案内文テンプレート｜出欠・会費・集合場所を伝える
会社の飲み会や貸切の幹事様向けに、会場調整中と予約確定後の案内文、出欠確認、人数変更、集合と終了時間を伝えるテンプレートを用意しました。
掲載条件の確認：
会場調整中と予約確定後で、案内を分ける
人数を集めるための社内案内と、予約が確定した後の集合案内は内容を分けましょう。会場へ問い合わせただけの段階では「候補日・会場調整中」と書き、正式な会費を約束しないようにします。NEW Reviveではフォーム送信や見積もりだけで予約は確定しません。空き状況・税込総額・利用範囲・人数変更条件へ合意し、店舗から予約確定の案内を確認してから正式な案内を送ります。
出欠確認の文面例
「○月の懇親会を計画しています。候補日は○月○日、開始は○時頃、場所は六本木周辺を予定しています。会場と会費は調整中です。○月○日までに、参加・不参加・未定のいずれかをお知らせください。途中参加や食事について相談したいことがあれば、幹事○○までご連絡ください。」という形で、まだ決まっていない項目を明記できます。締切は会場の人数確定期限より前に設定し、集計と再確認の時間を確保しましょう。
予約確定後の集合案内の文面例
「日時：○月○日（○）○時受付、○時開始、○時終了予定。会場：NEW Revive、東京都港区六本木3-11-10 ココ六本木ビル 地下1階 東側（六本木駅5番出口から徒歩1分）。会費：○円、お支払い方法：○○。遅れる場合と人数変更は幹事○○へご連絡ください。飲み放題終了：○時、片付けと退店：○時まで。」と、正式に合意した内容を埋めて案内します。住所と地図リンクは一緒に共有し、会費欄へ未確定の概算を入れないようにしてください。
最低ご利用金額がある場合の説明
参加人数が変わると、幹事様が案内した会費だけでは総額をまかなえない場合があります。人数の確定前には店舗へ減員時の条件を確認し、参加者には出欠変更の締切と連絡先を伝えましょう。キャンセル料や欠席時の負担を店舗の条件と社内の判断で混同しないことも大切です。特典の適用を含む税込総額を正式見積もりで確認し、誰が精算するか、当日の集金が必要かを決めておくと会の途中で慌てずに済みます。
当日の連絡は、幹事様一人に集める
遅刻・欠席・道案内の連絡先を幹事様へまとめると、参加者が店舗へ別々の条件を伝えることを避けられます。店舗へは幹事様から確定した人数や進行を共有してください。終了前には飲み放題の終了、締めの挨拶、忘れ物確認、精算、退店の順番を案内します。貸切時間には受付と片付けも含み、3プランでは22:00までに完全撤収が必要です。案内文を送る前に、日付・住所・会費・人数・連絡先をもう一度確認しましょう。
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執筆・編集：NEW Revive ご利用ガイド。掲載条件は公式貸切プランと店舗案内に基づきます。空き状況・提供内容は個別にご確認ください。